¿Optimizas tu tiempo?
¿Sabes cómo mejorar tu eficacia y la de tu empresa? El tiempo es el recurso más escaso que tenemos todas[…]
¿Sabes cómo mejorar tu eficacia y la de tu empresa? El tiempo es el recurso más escaso que tenemos todas las personas y es algo de lo que no nos damos cuenta ni paramos a reflexionar. Por ejemplo, no permites que un compañero se lleve a casa una mesa de la empresa ¿verdad? pero sí que le dejas que robe tiempo a la compañía (y a sus compañeros) llegando tarde a las reuniones ¿tiene más valor una mesa que tu tiempo y el de los demás? Es muy importante y eficaz tratar el tiempo en tu empresa o departamento como dinero, verás todo de otra manera.
1 Alinea a tu equipo: las compañías pierden muchos recursos implementando estrategias diferentes y contradictorias que minan la efectividad del todo.
2 Calcula el coste que supone para la empresa (en sueldos) cada reunión: la manera de calcularlo es multiplicando el número de asistentes por su coste a la empresa por hora.
3 Reduce la duración de toda reunión a 30 minutos: lo que obliga a ir al grano.
4 Envía agenda de la reunión con anterioridad para que la lleven preparada: permite no gastar tiempo en que cada integrante de la reunión repase sus contenidos para saber que debe decir.
5 Tras cada reunión hay un responsable de hacer un acta y un QQC (Qué tarea, Quién la lidera, Cuándo tiene que estar): elimina ambigüedades.
6 Prohíbe uso de móviles en la sala de reunión: evita muchas distracciones.
7 Prohíbe el «responder a todos» en los emails y reducir al máximo las personas copiadas.
8 No hagas conference calls de más de 20 minutos (las personas mentalmente desconectan tras 20 minutos en una call).
9 No hagas ninguna reunión con más de 7 asistentes: si una reunión tiene muchos participantes aumentan las posibilidades de que haya alguna distracción, conversaciones entre los compañeros o cuchicheos que hagan perder el hilo del tema que se esté tratando en dicha reunión.
10 Reduce la burocracia: ¿qué informes sobran (porque nadie los lee)?, ¿qué reuniones sobran?, ¿qué tareas sobran (porque no aportan valor al cliente)?
